Au fil des années, la facture électronique, aussi appelée facture dématérialisée, a su se faire une place privilégiée au sein des entreprises. Il faut dire que cette solution offre plus de sécurité, sans parler de la facilité d’archivage ou de traitement des dossiers, qu’il s’agisse des fournisseurs ou des clients. Bref, en 2022 plus que jamais, la facture papier n’existe plus ou presque.
Mais concrètement, qu’est-ce qu’une facture électronique ? Et surtout, quels enseignements peut-on tirer de la dématérialisation massive de ce document en entreprise ? Si vous vous interrogez encore sur la nécessité ou non de passer au tout numérique, les quelques lignes à suivre devraient vous aider.
La facture dématérialisée : c’est quoi ?
Contrairement à ce que l’on pourrait penser, la facture dématérialisée n’est pas seulement une facture papier qui aurait été scannée avant d’être stockée sur un support numérique. En effet, la dématérialisation de ce document implique toutes les étapes inhérentes à son existence. Cela passe donc par l’édition de la facture, mais aussi par l’envoi, la réception et le stockage.
La facture électronique : les obligations légales
Vous l’aurez compris, la dématérialisation des factures répond à une réglementation assez stricte. Et pour cause, puisque c’est un document important dont peut avoir besoin l’administration pendant plusieurs années. Ainsi, de manière générale, il y a 3 principales façons de créer une facture électronique :
- le PDF simple, sauf si le destinataire de la facture n’est pas d’accord ;
- le PDF signé, avec une signature électronique basée sur un certificat qualifié et sécurisé ;
- l’EDI ou l’échange de données informatisées grâce à un logiciel spécialisé.
il faut tout de même savoir que certains fournisseurs (et même clients) peuvent exiger le respect de normes ou garanties. Celles-ci concernent notamment :
- l’authenticité de la facture ;
- la preuve de non-réputation ;
- l’intégrité du document.
La facture dématérialisée : le contenu du document
Tout comme n’importe quelle autre facture, la facture dématérialisée doit contenir les mentions habituelles. Cela passe entre autres par :
- l’identité des deux parties (noms, adresses, numéros de TVA, etc.) ;
- la date d’émission de la facture ;
- le numéro de la facture ;
- le détail des produits ou services concernés par la prestation ;
- la date de livraison ou d’exécution ;
- le prix hors taxes (HT) de la prestation et le prix toutes taxes comprises (TTC).
La facture électrique : les avantages
La facture électronique s’est notamment démocratisée depuis le 1er janvier 2020, date à laquelle le gouvernement Macron a obligé toutes les entreprises, peu importe leur taille, à mettre en place un système de dématérialisation.
Derrière cette obligation, qui a pu paraître abrupte pour certains, se cachent surtout plusieurs avantages. Il s’agit par exemple :
- de gagner du temps pour le traitement des factures ;
- de payer ou régler plus rapidement les fournisseurs, partenaires et clients ;
- de réduire les risques d’erreurs ;
- de diminuer l’impact écologique du support papier et de tout ce qui concerne l’impression ;
- d’optimiser la gestion globale de l’entreprise, en facilitant notamment l’archivage des factures.
En bref, à l’heure où les échanges des entreprises se font principalement à travers les solutions numériques (email ou plateforme dédiée), la facture dématérialisée est un processus comptable incontournable.